Det papirløse samfund er en svær en!

I dag var jeg ved en kunder der fortalte mig, hvordan deres rejseafregning foregik. Det var i bedste fald noget jeg troede var afskaffet for flere år siden i danske virksomheder. Det foregik ved hjælp af papir og blyant, og deres økonomipersonale der havde det meget anstrengt når man foreslog at man kunne sende rejseafregninger ind på mail eller lign. system.

Der er det så lige jeg spørger – hvilken opdatering af Windows er det lige de er gået glip af? Vi er faktisk skiftet til nye tider, vi skriver 2013 og der er faktisk nogle ret så geniale programmer på markedet til netop den slags. Jeg er med på at man i rigtigt mange virksomheder ikke har mulighed for at bruge et standardprodukt netop fordi man har sine egne arbejdsgange og processer – men alligevel!

Jeg har flere steder i danske virksomheder set SharePoint løsninger, der er tilpasset til virksomheders behov og ønsker. Det kan naturligvis være en dyr fornøjelse – men egentligt ikke speciel dyr, hvis bare man tænker sig om og bruger standardværktøjerne.

Et af de standardværktøjer, som jeg mener mange de overser når de snakker workflow, rejseafrening, telefonbeskeder og andre små og store ting i virksomheden er InfoPath. InfoPath er et program, der i alt sin enkelthed går ud på at designe formularer. Formularer som dem vi kender og hader, der florerer rundt på alle danske arbejdspladser. Formularer der skal udfyldes, underskrives og af mange aldrig kommer længere end til fjernarkivet i den nærmeste skraldespand.

InfoPath er opbygget over standard teknologier, så det man laver der kan gemmes, bruges og genbruges i næsten alle systemer. Det hele er opbygget over XML teknologien, og derfor så vil det være oplagt at lægge formularer online. Eksempelvis i en SharePoint løsning. Det kunne netop skabe den dynamik og teknologiske løsning, der kunne hjælpe rigtigt meget på dagligdagen i virksomheden.

Specielt, hvis man kombinerer disse løsninger med SharePoint, så har man også resten af Officepakken der kan hjælpe til. Det vil sige, Outlook til at sende beskeder rundt. Access til at integrere mellem SharePoint og Excel og ikke mindst Word og PowerPoint til at vise informationer, breve og den slags. Der er virkelig mange muligheder. Og naturligvis så skal man ikke glemme hverken Visio eller Project. Project, der jo har en ret stor integration til SharePoint og Project Server.

Det er klart, at skal man til at arbejde med SharePoint, InfoPath og de andre produkter i Officepakken så kan det være der skal lidt oplæring til. Her mener jeg ikke det er nok bare at have en omgang sidemandsoplæring – men der skal regulære kurser til. Højt specialiserede kurser, der går direkte ind til stålet af hvad det hele handler om. Så der vil jeg nok anbefale, at man tager de 5-10 stykker i virksomheden der ved hvad det handler om mht. de interne processer. Dem samler man sammen på et kursus, og så kører man på en uges tid og får snakket processerne igennem og herefter får lagt en plan for hvad man gør. Undervejs lærer kursisterne så om programmerne.

Jeg har set en kursusudbyder, der måske kunne være behjælpelig med det. Kig lige selv her